شرح وظایف مسئول دفتر :
· تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با مدیرکل محترم و تعیین ساعات
ملاقات برای آنها
·
تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون هایی که در
دفتر مدیرکل محترم تشکیل می شود و مطلع ساختن همکاران یا افراد شرکت کننده در جلسه
·
پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و
در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان که
انجام تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذیربط امکان پذیر است
·
پیگیری امور ارجاعی از سوی مدیر کل محترم
و ارائه گزارش لازم به ایشان
·
تهیه گزارش لازم در زمینه فعالیت های
حوزه مربوط و ارائه آن به مدیرکل محترم
· خلاصه نمودن گزارش ها ی واصله و ارائه آن برای مطالعه
مدیرکل محترم
·
آماده کردن سوابق و پرونده مربوط به
کمیسیون ها ، جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه مدیرکل محترم
·
ابلاغ دستورات صادره مدیرکل به اشخاص و
موسسات ذیربط و واحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری
آنها
·
انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و
بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها ، گزارش ها و سایر اسناد و مدارک واحد
مربوط در محل های مخصوص
·
دریافت نامه ها، پرونده ها و سایر
مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا
دفاتر مربوط
·
تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر
مکاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مکاتبات یا به صورت مجازی و مکاتبات
بدون کاغذ
·
تهیه گزارش های مورد نیاز مدیرکل محترم
حسب مورد
·
انجام سایر امور ارجاعی مربوط توسط مافوق