مسئول دفتر

شرح وظایف مسئول دفتر :

·         تنظیم فهرست متقاضیان  ملاقات با مدیرکل محترم  و تعیین ساعات ملاقات برای آنها

·       تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون هایی که در دفتر مدیرکل محترم تشکیل می شود و مطلع ساختن همکاران یا افراد شرکت کننده در جلسه

·       پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان که انجام تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذیربط امکان پذیر است

·       پیگیری امور ارجاعی از سوی مدیر کل محترم و ارائه گزارش لازم به ایشان

·       تهیه گزارش لازم در زمینه فعالیت های حوزه مربوط و ارائه آن به مدیرکل محترم

·        خلاصه نمودن گزارش ها ی واصله و ارائه آن برای مطالعه مدیرکل محترم

·        آماده کردن سوابق و پرونده مربوط به کمیسیون ها ، جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه  مدیرکل محترم

·       ابلاغ دستورات صادره مدیرکل به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده  و در صورت لزوم پیگیری آنها

·       انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها ، گزارش ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل های مخصوص

·       دریافت نامه ها، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط

·       تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مکاتبات یا به صورت مجازی و مکاتبات بدون کاغذ

·       تهیه گزارش های مورد نیاز مدیرکل محترم حسب مورد

·       انجام سایر امور ارجاعی مربوط توسط مافوق